会議が嫌い:どうせやるなら実りある会議を!
作者は、会議が嫌いである。なぜなら、ほとんどの会議(打合せ等を含む)が、わざわざ行くまでもない内容で、メールや電話で済むものだからである。
まじめに会議をやろうと思うと、かなり大変な作業が必要となるが、そうしたスキルや知識を持たない組織が多すぎる。会議を見れば、その企業や団体の力量がわかるとも言える。
「顔を合わせて話をすることが大切なんだよ」といった意見もわかるが、実りある内容を伴ってこそ、顔を合わせることの意義も大きくなる。ただ顔を合わせておしゃべりしたいのであれば、懇親会やお茶会とすれば良いだろう。
★ダメな会議にありがちなこと
1 準備が不十分である(会議の成功は、8割方準備で決まる)
2 議題がはっきりしていない(つまり、会議する必要がないということだ)
3 進行役がいない(会議が始まったら、あとは進行役の力量で決まる)
4 成果がはっきりしない(時間オーバー、何が決まったかわからないは×)
5 成果を共有できていない(書記を置いて、議事録はその場で配り確認する)
こう言う作者も、会議を仕切る時があるが、準備不足は否めない。人手不足で、進行役と書記を兼任するため、議事録の配布が遅れることもある。
しかし、時間やお金をかけて出席してくれる人のためにも、実りある会議とするための努力を惜しんではならない。立派なテーブルやキレイな印刷物といった形式ではなく、実のある会議を行わなければならない。
会議に出席すると、移動時間を含めて半日は費やすことになる。組織人でない作者は、「あー、これは出るまでもない会議だな」と思えば、間違いなく出席しない。そして、往復の交通費で、美味しいランチやデザートを食べるのである。